Reporting

Die unter das Projektreporting fallenden Informationen und Berichte betreffen im Wesentlichen den Stand des Projekts, der auf verschiedenen Ebenen aggregiert bzw. differenziert verdichtet wurde.

Die Ziele des Reportings sind:

  • Berichte über Projektstatus und -fortschritt, die auf den Ebenen PPC, PPM und Projektportfolio-Board zum Projektportfoliostatus verdichtet werden, erstellen.
  • Gründe für Abweichungen bezüglich Kosten und Terminen sowie daraus resultierende Konsequenzen in der Mehrprojektsicht mit allen Abhängigkeiten erkennen können.
  • Dem strategischen Management ein Gesamtbild des Projektportfoliostatus in Bezug auf Erfolge, Probleme, Risiken und einzuleitende Massnahmen sowie getroffene Entscheide liefern.

Die tatsächliche Ausgestaltung des Berichtswesens erfolgt projektspezifisch und kann zusätzlich von weiteren Parametern wie Projektkategorisierung, Vertragsbestimmungen, etc. abhängen.

Wichtige Informationsträger der standardisierten Informationsverdichtung:

Nr. Lieferobjekte Inhalt
01 Portfolioradar Im Portfolioradar werden Daten und Erkenntnisse aus den Monitoringtätigkeiten der einzelnen Projekte zusammengefasst und grafisch dargestellt. Der Portfolio-Rader ermöglicht dem PPC und PPB wenn nötig schnell Steuerungsmassnahmen zu ergreifen.
02 Projektportfolio-Controlling-Bericht (PPC-Bericht) Der PPC-Bericht ist eine verdichtete Form der Projektstatusberichte aller laufenden Projekte mit der zusätzlichen Einschätzung des Projektportfolio-Controllers. Mit diesem Bericht hat das Projektportfolio-Board den Überblick über den aktuellen Stand der laufenden Projekte und kann die Wirksamkeit seiner Massnahmen bewerten.
03 Controllingbericht Projekte der Klasse A bedürfen eines speziellen externen Controllings. Im Controllingbericht werden vierteljährlich oder monatlich die Leistungen, Ressourcen, Abhängigkeiten, Kosten, Risiken und deren Massnahmen beurteilt.
04 Phasenberichte Über die Ergebnisse einer Phase muss der Projektleiter jeweils ein Phasenbericht (Management-Summary) verfassen. Dieser enthält eine komprimierte Zusammenstellung aller in einer Phase erarbeiteten Ergebnisse zwecks Freigabe der nächsten Phase.
05 Projektstatusberichte Im periodisch (monatlich) erstellten Projektstatusbericht beurteilt der Projektleiter den Projektfortschritt. Es werden darin vor allem Erfolge, Risiken, Probleme und eingeleitete Massnahmen sowie IST- und SOLL-Werte von Kosten und Terminen festgehalten.
06 Arbeits
rapport Der Mitarbeiter informiert in einem kurzen strukturieren Mail über den Stand der Arbeit pro Arbeitspaket im Idealfall pro Woche (Freitag).